Россия, г. Омск
8 906 992 35 23 ka_stimul@mail.ru
 
   
   
   
 
   
   
 
   
 
 
   
   
   
 
 
 

Секретарь. Скромная профессия, требующая очень многого.

 

Представим того, кто должен соответствовать, а также помогать идеальному шефу оставаться на высоте? Конечно же, идеальный Секретарь. Эта статья будет полностью посвящена Вам, Секретари, вашим трудовым подвигам и личным победам.

Эту тему для своей творческой работы я выбрала не случайно. Сейчас я работаю в организации Секретарем.

То, что я прочла в книгах Джона Харрисона, Ришара и Клауса, глубоко отличает Секретарей западных фирм и наших. Я не в коей мере не хочу обидеть наших Секретарей, но их работал очень сильно отличается от работы Секретарей на Западе, да и не только там. В книге Д. Харрисона очень хорошо написано, что такое Секретарь, его обязанности, качества. Она была бы хорошим пособием или памяткой для наших Секретарей. Буквально все разложено по полочкам. Что надо делать, как надо делать и т.д. Когда смотришь по телевидению встречи руководителей фирм, то невольно обращаешь внимание на сопровождение, в том числе, и на Секретаря. Обычно это сдержанный, манерный человек. У нас тоже такие есть, но к сожалению, их не так уж много. Тем более, сейчас организуется очень много акционерных фирм, бирж, которые заключают контракты с западными фирмами. И секретари должны быть"на уровне".

Харрисон не зря пишет, что "Секретарь представляет своего руководителя, и по нему судят, иногда, даже о фирме". Прежде всего, у Секретарей должно быть такое качество, как доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе. Можно даже организовать так называемые курсы Секретарей, где обучать их деловым и личным качествам, которые присущи этой профессии. У нас в стране уже есть такие, но они не всегда дают тот багаж знаний, который необходим в работе Секретаря. Работа Секретарей незаметна, они не совершают громких открытий, не подписывают многомиллионных контрактов, не принимают стратегических решений. Они готовят документацию, обеспечивают коммуникацию, организуют рабочее время руководителей, обеспечивают комфортную рабочую атмосферу.

Секретарь - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы или предприятия. И пусть профессия Секретаря никогда не уронит своего престижа.

Секретарь— многогранная профессия, от которой могут требоваться в каждом конкретном случае совершенно разные навыки и неожиданные решения.

Совершенно ясно, что нравиться и подходить абсолютно по всем параметрам невозможно. Поэтому так важно выявить и построить свою индивидуальность... Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие "стиль руководителя" включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его Секретаря. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением Секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.

По сути дела, Секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения. Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль.

Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации. Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от Секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства. Одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как Секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка Секретаря сводится главным образом к освоению технических навыков стенография, машинопись и т.п. Вопросы же рациональной организации работы Секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной практической работы методом "проб и ошибок".

 
Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего. Может быть, при таком уровне развития техники уже не имеет существенного значения организационные и психологические аспекты труда служащих, и техника способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководителя и Секретаря. Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной техники решаются лишь вопросы автоматизации информационных процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются формализации. Значительно труднее формализовать процессы и связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь предпринимаются попытки использования достижений современной вычислительной техники. Тем не менее в управленческой деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых решений. Очень большое влияние на эффективность труда в сфере управления оказывают и психологические аспекты взаимоотношения людей. Предпринимаются попытки перестройки организационной структуры ряда фирм США с использованием подхода к управленческому труду, как к процессу обработки информации. С помощью создания автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих и повышения производительности труда в сфере управления. Однако при реализации такого подхода ярко проявились неудобства работы для руководителей высшего и среднего звена при замене личных Секретарей централизованной службой подготовки и обработки информации. В результате были вынуждены вернуться к прежним организационным структурам.

Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.

В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и о его роли в работе с руководителем. Важными факторами успеха работы личного Секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Роль Секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных Секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

Не забывайте поздравлять каждую третью пятницу сентября своих помощников - Секретарей с их профессиональным праздником «День Секретаря»!

 

Автор: Ергалиева Регина Валерьевна

Источник: SuperJob

 
ООО "ГРАФ" - Интеллектуальные Интернет-системы